会議・ミーティングの話し方教室(東京)｜会議司会者の役割と気の利いた話し方！

会議司会を任されたら

会議の司会を任されると、とても緊張してしまいますよね。一対一のコミュニケーションではなく、一対多のコミュニケーションになってしまうと、それだけで負担が増えているように感じます。

本学の話し方教室では、会議司会のファシリテーション技術について指導するコースがありますが、出来ることなら今すぐにその技術を身に付けたいところです。

今日は、すぐに実践できる会議司会のポイントをご紹介します。

会議司会の役割と話し方

司会をやる際には、自分が前へ出すぎてはいけません。あくまでもあなたは司会進行です。自分の役割を守りつつ、会議の進行をしていくことがあなたに求められているのです。

では、実際の会議司会の役割を詳しく見ていきましょう。

1.会議の開始を宣言する

まず最初に、会議のスタートについて。このスタートがゆるく始まってしまうと、会議の内容もゆるくなってしまうことがあります。会議に参加している人の気持ちを引き締めるために、「では、ただいまから、○○会議を始めます！」という声掛けをきちんとしましょう。

2.会議の脱線を修正する

さて、会議が始まってしまえば、司会はその様子を見ながら進行することへと、役割が次の段階へ移ります。

この時に気をつけておかなければいけないのは、会議の内容が脱線してしまうことです。話が脱線すると、その分会議も長引きます。会議が長引くと、議論は停滞し、あまり良いアイデアが生まれなくなります。

そのため、話の脱線を防ぐことは司会の大切な役割の一つです。そして、話が脱線した際には「興味深い話ではありますが、本題に戻しますと～」、「そのお話しは別の機会に伺うとしまして～」などと、軌道修正しましょう。

「話が脱線しています！」と正直に言ってしまうのは、話をしている相手を不快にさせることがありますので、基本的に避けましょう。

3.会議の議論を整理する

会議が進んでいくと自然と意見も少なくなり、参加している人の集中力も切れてきます。そんな時は、議論を次へと進める一言が必要です。

「意見も出尽くしたようですので、そろそろ決定しましょうか」、「では一度、今までの意見を整理しましょう」など、これまでの議論を振り返り、整理することで場の空気を変えていくことが大事です。

4.会議の時間を管理する

会議が白熱し、終了予定時刻までに終わりそうもない場合は、「恐縮ですが、意見は手短にお願いいたします」と、一言添えましょう。

それでも予定時間を過ぎてしまいそうな時には「本日のところは、一旦終了させていただきます」と、締めくくり、次の会議の予定などを決めると良いでしょう。

会議司会と自己成長

司会は、その場の空気を理解し、議論の内容を把握しながら進行をしていく必要があるため、なかなか大変な役割です。あがり症で人前で話すことが苦手な方にとっては、死ぬほどいやな役回りかもしれません。ですが、解決の方法はありますので、ご安心ください。

その方法とは、まずは３分スピーチの訓練をしっかりやった上で、そのあと、会議司会の本学のコースに進まれることです。最初は誰もが相当に緊張しますし、失敗会議になることもあるでしょう。しかし、そのプレッシャーを訓練で克服することが、自己成長に繋がるのです。

人生には、逃げるか、逃げないかの、二つの選択肢があります。成長できる人は、逃げない人です。ですから、会議司会が回ってきたら、逃げないで、挑戦してほしいと思っています。

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