話し方教室東京 教養講座｜会議・ミーティング！組織を変革するファシリテーションの進め方

会議司会の進め方の基本ステップ

「会議が時間のムダ使いになっている」と感じたことはありませんか。限られた時間内で結論が出ないことも多く、時間の無駄遣いと感じる会議は実際に多々あります。

その主な原因の一つに、会議の進行役のファシリテーション・スキル不足が挙げられます。今回は、ファシリテーションを行う際の会議の基本ステップについて述べておきます。

ファシリテーションとファシリテーター

ファシリテーションとは、チーム活動がスムーズに運ぶようにサポートすることをいい、その役割を担う人のことをファシリテーターと呼んでいます。会議におけるファシリテーションとは、司会進行役が舵取りを行って会議を進めていくことをいいます。

では、会議進行の基本ステップを見ていきましょう。

ステップ1：会議の「場作り」

ファシリテーションは会議が始まる前から、とりかかるのがコツです。

まず、誰もが発言しやすい雰囲気を作りましょう。会議に入る前に参加者全員に自己紹介をしてもらったり、最近気になっていることを話してもらったりして、場の雰囲気をほぐしましょう。

ステップ2：意見を引き出す

場がほぐれたら、実際に会議を始めます。このときに、参加者が気軽に意見を出せるよう気を配ることが大切です。そのためには発言者に重点を置くのではなく、「発言内容」を重視します。そうすることでチーム内の上下関係を意識せずに、発言しやすくなります。

また、相手の意見を繰り返したり、うなずいたりして発言者の話に耳を傾けていることをアピールしてください。そして必要なときには発言者に質問をする、異なる観点を示すなどして、発言者の意見をより広げたり深めたりする手助けをします。

また、参加者の意見は全て、ホワイトボードに書き出しましょう。意見を書き出すことで、参加者はこれまでの意見を頭のなかでまとめられますから、新たなアイデアを生み出しやすくなります。

会議で対立意見が出たり、意見がまとまらなかったりした場合は、この「会議の目的は何なのか」を改めて参加者に示して、会議を活性化させてください。

ステップ3：意見をまとめる

会議が終わりに近づいてきたら、これまで出された意見を共通項目ごとに分類するなどして、意見を絞りこみます。

そして参加者の合意を得ながら、決定事項をまとめます。参加者が決定事項に納得していることを確認したうえで、決定事項を実行するための具体的な行動を決めて会議を終了させましょう。

このときに「最もメリットが大きく、リスクが少ないアイデア」や、「最も低コストで、かつ人的労力が少ないアイデア」など、誰もが納得できる判断基準をもとに、結論を導き出すのことが大切です。

会議の生産性向上にはファシリテーションスキルが不可欠

現状の課題を解決し、創造的なアイデアを生み出す生産性の高い会議にするためには、ファシリテーション能力が不可欠です。

しかし、あがり症の人などは、ファシリテーションに不安があることでしょう。そんな方は、まずは話し方教室の伝統校・日本コミュニケーション学院東京の話し方教室で人前で話す基本を学んで　おいてください。

そして人前で話すことに自信がついたら、本格的にファシリテーションの訓練を受けられることをお勧めします。

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