話し方教室東京 教養講座-顔を合わせて行う会議・ミーティングの生産性を高めよ！

多様な従業員にあわせて、多様なコミュニケーション方法を

ブルーソースの調査で、会社の生産性は、従業員間で良いコミュニケーションがとれれば、大きく改善されるものだという結果が得られています。

そういった大人数のチームにおけるコミュニケーションをより効率的なものにするには、どうしたらいいのか、ローラ・ グッドラム氏が「ヘイズ タレント ソリューションズ」の記事で紹介しています。

グッドラム氏は、会社には色々な人が共に働いており、そういった人に合わせたコミュニケーション方法の導入の検討が必要だといいます。

例えば、ミレニアル世代なら、電話ではなくメールでのコミュニケーションを好む傾向にある一方で、ベビーブーマー世代はミーティングなどで実際に会って話すことを好む人が多いため、会社内で抜けのないように情報を伝達するには、コミュニケーションの多様性を考える必要があると述べています。

大人数のチームでも、定期的に顔を合わせて行うミーティングは必須

私（酒井）は「コミュニケーションの多様化」は進めるにしても、「定期的に顔を合わせて行うミーティング」はなくせないと思っています。それが、たとえ大人数を抱えるチームであってもです。

以下では、大人数を抱えるチームの「顔を合わせたミーティング」の実施について述べてみます。

大人数チームなら、拠点が遠隔地に分散していることもあるでしょう。それでも、顔を合わせた定期ミーティングは実施すべきなのです。なぜなら、チームの一体感、仲間意識が得られることはきわめて貴重だからです。しかし、問題となるのが会議開催コスト。確かに従来のように、チームメンバーが出張をしてミーティングに参加すれば大きなコストがかかります。

しかし、幸い現在はITの時代です。ビデオカンファレンス（クラウドを利用した会議）という方法があるのもご承知の通りです。これなら出張して行う会議よりも、大幅にコストダウンできます。それでいて、顔を合わせてコミュニケーションがとれますし、情報共有もできるのです。また、今流行りの「働き方改革」、働く環境改善にもつながるオマケ付きです。

会議・ミーティングの生産性を高めるにはコミュニケーション能力開発がカギ

さて、会議参加の移動コストの問題は解決できた。でも、まだ問題が残っている。それは「会議の生産性」の問題になります。「定期的に顔を合わせて行うミーティング」を生かすか殺すかは、実は、その生産性にかかっているのです。

要は、会議参加者には、誰もが理解できるように、明確にメッセージを伝えるスキルが必要になるわけです。それは、プレゼンする能力、質問する能力、それに答える能力、ロジカルに議論する能力、そういった一連のコミュニケーションスキルが欠かせないのです。

この部分の問題解決なくして「定期的に顔を合わせて行うミーティング」の価値は半減します。

ですから、「物理的な移動のためのコスト」削減で浮いたお金は、チームメンバーのコミュニケーション能力開発に投資することが肝要になってくるでしょう。会議参加者のコミュニケーションスキルの問題が解決してはじめて、顔を合わせて行うミーティングの「形」に、「魂が入った」ということになりますね。

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