話し方教室東京 コラム｜社内コミュニケーションを改善するポイント

コミュニケーションが仕事の効率を左右する

ビジネス関係のニュースを配信する「ザ・アメリカン・ジーニァス 」は6月25日、組織内のコミュニケーションに関する重要なポイントをまとめた。

社内のコミュニケーションが円滑に行われないと、時間のロスや経済的な損失を招く。情報伝達の効果は、正確さ、伝達時間、費用の3点で仕事の効率を左右する。社内コミュニケーションの効率を改善するために、次の問題点を検証してみよう。

1.まず、時代遅れのデバイスを使っていないだろうか。設備投資をしなければ安価だが、伝達のスピードも確実性も改善されない。

2.次に、新しいデバイスを導入した時、使い方のトレーニングを徹底的に行っているだろうか。うまく使えない人がいれば、先端技術も効果を発揮できない。

「標準化した情報伝達モデル」を社内で共有する

3.標準化した伝達のモデルはあるだろうか。さらに、各部署がバラバラのモデルを採用していないだろうか。部署ごとに特化したモデルは、別部署との交流を困難にする。

4.会議では、時間を無駄にしていないだろうか。常にリーダーを定め、目的を明確にし、時間を限って進行させていくことが重要だ。

5.聞くことより話すことに集中していないだろうか。聞き上手になるためには、スマホなどの邪魔を排除し、相手に十分話す時間を与え、聞いた内容を心の中で繰り返すように、意識を集中しよう。

6.コミュニケーションが多過ぎないだろうか。最良の情報伝達は、限られた頻度で簡潔に。これらの点が改善できれば、間違いなく事業の効率が向上する。

話し方教室の視点「効率的コミュニケーションで、仕事の成果を上げる」

1.社内コミュニケーションが円滑でないと、時間のロスや経済的な損失を招く。情報伝達の効果は、正確さ、伝達時間、費用の3点で仕事の効率を左右する。

2.標準化した伝達モデルを作り、各部署がそのモデルに従ったコミュニケーション行動を取ること。

3.会議では、時間を無駄にしていないだろうか。常にリーダーを定め、目的を明確にし、時間を限って、進行させていくことが重要。

ご存じのように、コミュニケーション手段が増えている。従来の電話、メールのみならず、SNSもあれば、テレビ会議もある現代である。

しかし、だからと言って、「社内コミュニケーションの効率が上がり、仕事の生産性が上がった」という声は。あまり聞こえてこない。要は、その情報を流す「人」が、ボトルネックになっているのだ。

IT機器を使えない「人」がいるし、情報伝達ルールを守らない「人」がいる。また、会議の進め方や発言の仕方を知らない「人」がいるわけだ。

結局のところ、その「人の問題」を解決しない限り、コミュニケーションの生産性も、仕事の生産性もあまり上がらないのである。

そうすると、「効率的コミュニケーションで、仕事の成果を上げる」鍵は、「組織のコミュニケーション教育」ということになるだろう。そして、それなら「下から」実施するより「上から」実施したほうが早い。

まずは、経営職、そして管理職の会議の進め方、発言の仕方から始めてはいかがだろうか。そしてその訓練なら、日本コミュニケーション学院東京の話し方教室・専門講座「ロジカルコミュニケーション」がある。ご利用になるのが良いだろう。

■ 記事関連・話し方講座／ワンランク上の話し方教室

■ 話し方コラム提供／©話し方教室の名門・日本コミュニケーション学院(東京)／話し方コラム・スタッフ委員会