話し方教室 教養講座-オンライン会議を成功させるコツ！

オンライン会議は、現代のビジネスコミュニケーションにおいて欠かせないツールになりました。しかし、対面での会議とは異なり、特有の課題も伴うものです。

事前準備の徹底

オンライン会議の成功は、事前準備に大きく依存します。

まず、使用するツール（Zoom、Microsoft Teams、Google Meetなど）の操作に慣れることが重要です。不慣れな参加者がいる場合には、技術的なトラブルなくスムーズに会議に参加できるようにするために、事前にテスト会議を行うことも必要です。

また、アジェンダ（議題）は事前に明確にしておき、参加者に共有しておくことで、会議の目的と期待成果がクリアになります。これにより、参加者は会議に臨む準備ができ、生産的な討議が可能になります。

会議参加者の心構え

オンラインでは、非言語コミュニケーションが限られるため、発言者は、言葉での明確なコミュニケーションが必要になります。

また、会議司会は、会議を円滑に進行させるために重要な役割を果たします。話す順番を明確にし、全員が発言しやすい環境を整えることが大切です。

そして、視覚的なサポートとしてプレゼンテーション資料を用いる場合、資料は見やすく、要点を簡潔に伝える内容にすることで、参加者の理解を助け、議論を促進することができます。

参加者の参加意識を高める

オンライン環境では、参加者が気軽に参加し、意見を述べることが難しい場合があります。

そこで、参加者全員が関与できるよう工夫することがカギとなります。例えば、ポーリング機能やチャットを活用すれば、参加者からのフィードバックをリアルタイムで収集することができます。

また、小グループに分けるセッションを設けることで、より活発なディスカッションを促すことも可能です。このように対話の機会を増やすことで、参加者はより積極的に会議に参加することができます。

※ポーリング：複数の機器やソフトウェアを円滑に連携させるシステム方式。

話し方教室の視点／今日の一言
「会議の技術的側面だけでなく、人間関係構築の側面も重視せよ」

オンライン会議は、技術的な側面だけでなく、人間関係構築の側面にも焦点を当てる必要があります。

参加者がお互いに尊重し、信頼しあえる環境を築くことが、成功する会議の鍵なのです。そのためには、定期的なチェックインやカジュアルなコミュニケーションの機会を設けることも重要です。

各企業、各職場で、工夫を継続してください。そうすることで、チームメンバー間の結束を高め、オンラインでのコラボレーションをより円滑に進めることができるようになるはずです。

学院総長 酒井美智雄

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