話し方教室東京 コラム｜会議・ミーティングを建設的にする会議運営の秘訣！

会議の多くが非建設的で無駄な時間

CEOとして35年以上の経験を持ち、カナダにおける主席エグゼクティブコーチの1人でもあるレイ・ウィリアムズ氏は、2018年3月27日のビジネス・ドットコムの記事で、会議の進め方について助言している。

会議は、他人と仕事の進捗状況を調整し協力するための有益な方策・作業であるが、過剰で内容のない会議は、非建設的で仕事に対する意欲を損ねてしまいかねない。

ハーバード・ビジネス・レビューの報告書によると、世界的大企業のシャープ・ヨーロッパやマイクロソフトなどの調査でも、ほとんどの会議が非建設的で非効率であり、この原因として会議の目的が不明確なことやコミュニケーション不足と述べている。

また、会議の時間や事前準備などで膨大な時間が浪費され、運動不足、メタボや新陳代謝低下などの健康障害を引き起こすとも述べている。

会議の時間を建設的にする

会議を建設的にするには、時間と回数を減らすこと。着席せずに立ったまま行う会議は、会議時間を削減し健康に有益なアイデアだ。

また、無駄な会議時間を減らす秘訣は、会議に制限時間を設定する、開始時間を厳密に守る、同じ議論を繰り返さずにスムーズに進行する、電子メールなどの他の方法で処理できることを会議で取り上げない、必要でない会議を辞退できるようにすることなどだ。

さらに、会議の目的や議題を事前に作成して配布することで、議論の項目を限定したり、会議の後に、決議されたことをフォローすることも大事だ。

話し方教室の視点「建設的な会議にする秘訣とは？」

ハーバード・ビジネス・レビューの報告書によれば「世界的大企業でもほとんどの会議が非建設的で非効率である」と述べている。また会議の準備のために、膨大な時間が浪費されているとも言っている。

古今東西、企業では会議が必要だが、その運営の仕方にどの企業も悩んでいる様子が手に取るようにわかる気がする。会議運営に決定版はないようで、まさにそれぞれ徒手空拳で頑張っている状態だといってよい。

記事は、建設的な会議にするコツも紹介している。それは会議の回数と時間を削減すること。そのための主なポイントは５つ。

1.会議に制限時間を設定する。

2.開始時間を厳密に守る。

3.同じ議論を繰り返さず進行する。

4.電子メールなど他の方法で処理できることを会議で取り上げない。

5.必要でない会議を辞退できるようにする。

いずれにしろ、会議運営ルールを定め、定めたら徹底して守る。そして不具合があればルールを改定していく。その繰り返しでより良い会議を各社が追求していくしかなさそうだ。

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