話し方教室東京 コラム- 効率的なチームコミュニケーション！コミュニケーションツールの使い方

メッセージングツールを活用して職場の生産性を上げるには

アメリカ人労働者のおよそ42％が、職場でインスタントメッセージング・アプリを使用していると言われており、様々なことを効率化している一方で、メッセージだらけになり生産性が低下する場合もある。そこでどのようにして効率的なコミュニケーションを実現するのか、コールセンターヘルパーが記事でその方法を紹介している。

インスタントメッセージング・アプリなどといったメッセージングツールには、「プレゼンス」機能が備わっているため、「忙しい」・「不在」・「邪魔しないで」など、ほかのメンバーがどのような状態であるのか確認が可能。生産性を下げないためには、相手がコミュニケーションできる状態になるまで待ってから、メッセージを送信するべきだ。

※プレゼンス＝存在、出席

メッセージの送り先を絞ったり、礼儀正しいエチケットが大切

メッセージはメンバー全員に送るのではなく必要な人だけに絞ったり、少数の人と話がしたいときはプライベートメッセージにしたりするほうが良い場合がある。

メッセージングツールを用いるとすばやくメッセージが送れるようになるが、相手を尊重して礼儀正しく接することも忘れてはならない。

メッセージングツールでコミュニケーションを行う場合、様々な言葉遣いで混乱が生まれたり、衝突が生じたりする。そのためそういった原因でコミュニケーションがうまくいっていない場合は、少し時間をおいてから再開するほうが良いだろう。

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