話し方教室(東京)「朝礼スピーチの話材／月に一度の業務調整会議の勧め」

業務調整会議とは？

「本学では、毎月月末が近づくと、１カ月後、３カ月後、半年後、１年後の業務を調整する会議を行う。これを《業務調整会議》と呼んでいる。

仕事というものは必ずしもスケジュール通りには進まないからだ。

予定になかった突発的な大きな仕事が入ってきたり、事情で日程を繰り延べせざるを得なかったり、担当変更だったり、色々と調整しなければならないことがでてくる。

業務調整会議のメリット

この会議には何時間かかかるのだが、でもこの会議が終わると、参加者全員、頭がスッキリする。先の日程が明確になることで、やるべきこともよりよく見えてくるからだ。

各人レベルでは、仕事の重要度と緊急度の見極めが よりつけやすくなるため、仕事の取りこぼしも無くなってくるわけだ。

会議のメリットは、何かと大きい。

業務調整会議の実施要領

さて、業務調整会議の参加者は、これは社員全員。全社的に行わないと「業務調整」はできないからだ。

時間は、会議が終わるまで。中途半端で終わっては、先の仕事の段取りなどできはしない。だから、月のおしまいの方の、丸一日をあらかじめ全員あけておくことをお勧めする。

もし、会議が早く終われば、各人、自分の仕事に戻ればよいわけで、何も問題はない。なんだったら、その日は早帰りをしてもいいではないか。

さて、早いもので、もう５月も終わろうとしている。業務調整会議のお陰で、私の頭は、今大変スッキリしている。これからまた１カ月、迷わずドンドン進んでいけるのだ。

皆さんのお会社でも、月に一度の《業務調整会議》、ぜひお勧めいたします。

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