話し方教室 教養講座-目標達成のための会議・ミーティングのあり方！

効果的な会議は、組織の目標達成に不可欠です。会議が目標に向けて機能するためには、準備、実行、フォローアップの各段階で注意を払う必要があります。

会議の事前準備の徹底

会議の成功は、事前準備にかかっています。

まず、参加者に会議の目的とアジェンダを事前に共有し、具体的な議題が理解されているかを確認することが重要です。また、必要な資料やデータを前もって配布し、参加者が内容を予習する時間を確保することも大切なことです。

さらに、発言を促すための質問を準備しておくことで、より活発な議論を期待できます。

会議中の適切なファシリテーション

会議中は、ファシリテーターが重要な役割を果たします。

ファシリテーターは、議論がアジェンダに沿って進行するように管理し、すべての参加者が意見を述べる機会を持てるようにする必要があります。

また、時間管理も重要で、各トピックに割り当てられた時間を厳守し、必要に応じて議論を次の段階に移す判断も求められます。ついでながら、参加者の非言語コミュニケーションや反応にも注意を払い、会議の雰囲気を温かく保つことは大切なことです。

会議後の効果的なフォローアップ

会議後のフォローアップは、議論された内容を実際の行動に移すためには欠かせません。

会議の成果を文書化し、参加者全員に共有することが基本です。具体的なアクションプランを作成し、誰が、何を、いつまでに行うのかを明確にすることで、目標達成への責任感を高めます。

また、定期的に進捗を確認する会議を設けることで、計画の進捗状況を把握し、必要に応じて計画の見直しを行うことが可能です。

話し方教室の視点／今日の一言
「会議・ミーティングを革新して、目標を達成せよ」

目標達成のための会議は、単に情報を共有する場ではなく、組織全体で目標に向かって動くための戦略的なツールといえます。

事前の準備から会議の運営、フォローアップに至るまで、各段階で適切な対策を講じることで、会議はより生産的で意義深いものになります。そして、そのためには、参加者全員の積極的な関与が必要になります。

会議の目的を明確にし、それに向けた具体的な行動を参加者に促すことで、参加者は会議に対する責任感と自発性を持つようになり、さらに、各自の役割と貢献を評価することで、チームとしての一体感とモチベーションを高めることも可能になっていきます。そうなれば、目標達成は近いと言ってよいでしょう。

学院総長 酒井美智雄

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