話し方教室 教養講座-成功するリーダーのスタッフ・ミーティングのあり方！

スタッフ・ミーティングは、チームの効率性と一体感を高めるための重要な場です。成功するリーダーは、これをただの情報共有の場に留まらせず、チームの目標達成に向けて全員が一丸となる機会として活用しています。

明確な目的とアジェンダの設定

成功するミーティングの最初のステップは、明確な目的とアジェンダの設定から始まります。

リーダーはミーティングの目的を事前に明確にし、それに基づいたアジェンダを作成する必要があります。このアジェンダは参加者に前もって配布し、ミーティングで何が議論されるのか、どのような準備が必要かを共有することで、全員がミーティングに臨む意識を高めます。

効果的なアジェンダには、具体的な議題だけでなく、各議題に割り当てられた時間と、その議題の担当者を明記します。これにより、ミーティングは時間内にスムーズに進行し、各参加者が積極的に貢献する機会を持つことができます。

積極的参加を促すためのコミュニケーションの工夫

ミーティングでのコミュニケーションは、単に情報を伝えるだけでなく、双方向の対話を促すことが重要です。

リーダーは、話すことだけでなく、聴くことにも重点を置くべきです。参加者からのフィードバックや意見を求めることで、彼らの関与を促し、より豊かなアイデアが生まれやすくなります。

また、リーダーは積極的参加を奨励するために、質問を投げかけたり、小さな単位のグループディスカッションを行ったりすることも有効です。これにより、普段は発言しない参加者も意見を共有しやすくなります。

アクションプラン作成とフォローアップ

ミーティングの最終段階として、議論された内容を基に具体的なアクションプランを作成します。これは、どのような行動が誰によって、いつまでに実施されるのかを明確にすることを意味します。リーダーはこれを文書化し、参加者全員に共有する責任があります。

さらに、定期的なフォローアップを行うことで、アクションプランの進捗状況を確認し、必要に応じて計画の調整を行います。これにより、ミーティングで設定された目標が確実に達成されるよう努めます。

話し方教室の視点／今日の一言
「リーダーはスタッフミーティングを工夫せよ」

成功するリーダーは、スタッフ・ミーティングを単なる形式的なものではなく、チームの目標達成を促進するための有効なツールとして位置づけています。

明確な目的設定、効果的なコミュニケーション、そしてアクションプラン作成により、ミーティングはチーム全体の生産性向上に寄与する重要な場となります。

もちろん、ミーティングの成功は、参加者全員の積極的な参加にも依存しますので、リーダーは、各スタッフが自身の意見やアイデアを自由に表現できる環境を整えることに努める必要があります。

そして、会議の最後には、参加者一人一人が次回のミーティングまでの目標や行動を明確にすることが推奨されます。これにより、チームとしての一体感と目標達成へのモチベーションを高めることができるようになるのです。

学院総長 酒井美智雄

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