話し方教室 教養講座-効果的な社内会議・ミーティング法！

会議やミーティングは、組織内でのコミュニケーションと意思決定の基本的な場です。そのため、効果的な会議を行うことは組織の生産性と満足度を高める上で非常に重要になります。

会議の事前準備

効果的な会議を実施するためには、適切な事前準備が不可欠です。

まず、会議の目的と目標を明確に設定することが重要です。これには、何を達成したいのか、どのような決定が必要かを事前にリストアップすることが含まれます。

また、参加者には会議のアジェンダと事前に読むべき資料を事前配布し、準備をしてもらうことで、会議の時間を最大限に活用することができます。

会議中のコミュニケーションスキル

会議中のコミュニケーションスキルは、その成功を左右する要素です。

まず、会議司会者は議論を適切に進行させる責任があり、全員が意見を述べる機会を持てるように管理することが求められます。具体的には、発言時間を制限したり、発言者を指名することが効果的です。

さらに、非言語的コミュニケーションの技術も重要で、肯定的なボディランゲージや視線の使い方が、会議の雰囲気を良くし、生産的な議論を促進します。

会議後のフォローアップ

会議が終了した後のフォローアップもまた、効果的な会議運営には不可欠です。

会議での決定事項や行動計画を文書化し、参加者全員に共有することが重要です。これにより、決定が実行段階に移る際の透明性と責任の所在が明確になります。

また、次回の会議の日程を早めに設定することで、継続的なコミュニケーションとアクションプランの進行状況の確認が容易になります。

話し方教室の視点／今日の一言
「コミュニケーションスキルとデジタルツール活用スキルを向上させて、会議の生産性アップを図れ」

効果的な社内会議は、事前準備、会議中のコミュニケーション、会議後のフォローアップの三つの段階で構成されます。これらの各ステップを適切に管理することで、会議の時間を有効に使い、組織全体の生産性を向上させることが可能になります。

さらに、昨今のビジネス会議では、デジタルツールの活用が欠かせないものになっています。例えば、リモート参加者とのコミュニケーションでは、ITツールの活用で、全員が同じ情報をリアルタイムで共有できる環境を作ることができます。

また、会議の記録をデジタルフォーマットで保存し、アクセスを容易にすることで、情報の透明性を保ちつつ、後のレビューやアクションプランの追跡を効率的に行うことも可能になっています。

会議の生産性向上のためには、まず、ファシリテーターと参加者のコミュニケーションスキルアップが欠かせません。次に、デジタルツール活用のスキルアップが必要になります。

この両者が相まった時に、効果的なミーティングが実現できる、そんな時代になっているのです。

学院総長 酒井美智雄

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