話し方教室 教養講座-職場のコミュニケーションエラーをなくせ！

職場での効果的なコミュニケーションは、生産性の向上、チームの結束力強化、職場の雰囲気改善に不可欠です。しかし、コミュニケーションエラーはこれらを損なう原因となります。

明確に情報を伝える

多くの職場での誤解は、情報が不完全または不明確であることから生じます。

例えば、期限やプロジェクトの要件が曖昧であると、チームメンバー間での認識のズレが生じ、最終的にはプロジェクトの遅延や品質の低下を招くことになります。

そこで、情報を伝える際には、最低限３Ｗを明確にすることが重要になります。つまり何を(What)、いつまでに(When)、誰がやるか(Who)を明確にすることです。

そして、伝えた情報が正しく理解されたかを確認するためには、相手に内容を要約してもらうことも大切です。さらに、口頭に限定せず重要な情報はメールやチャットで文字化し、双方が参照できるようにすることも肝心なことです。

アクティブリスニングを実践する

アクティブリスニングは、相手の話を注意深く聞き、理解し、適切に反応する技術です。

そして、アクティブリスニングを実践するためには、非言語的シグナルに注意する必要があります。つまり、相手の表情や身振りに注意を払い、感情まで読み取ることが大事です。

また、不明瞭な点や深堀りしたい内容に対して質問をすることも欠かせません。これにより、会話がより具体的かつ深いものになります。

さらに、自分が相手の言ったことを理解していることを示すために、相手に要約して伝えることも忘れてはなりません。

適切なフィードバックを実施する

フィードバックは、成長と改善のための重要なツールです。しかし、不適切なフィードバックは人間関係を損なう可能性があります。

そこで、効果的なフィードバックを提供するためには、建設的であること、適切なタイミングで実施することが欠かせません。

そして、負のフィードバックを提供する場合でも、ポジティブな点を強調し、相手が自尊心を保ちながら成長できるよう努めることが大切です。

話し方教室の視点／今日の一言
「コミュニケーションエラー対策、リーダーが率先して実施せよ」

上記のポイントを実行することで、職場でのコミュニケーションエラーを大幅に減らし、より健全で生産的な職場環境を実現できるようになることは間違いありません。

そのためには、それぞれのステップを日々の業務に組み込み、チーム全体でコミュニケーション能力の向上を目指す必要があります。もちろん、定期的なトレーニングも欠かせないことです。

要は、リーダーが率先して、上記を実施し、メンバーの手本となることが重要なことです。隗（かい）より始めよ！それが一番です。

学院総長 酒井美智雄

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