話し方教室 教養講座-建設的な「会議」にする基本中の基本！

会議は、ビジネスの世界では避けて通れないものです。目的を達成するためには、参加者全員が効率的かつ建設的に貢献することが求められます。

明確な目的とアジェンダを設定する

建設的な会議を実施するための最初のステップは、明確な目的とアジェンダの設定です。

目的とは、会議を開く理由と、会議の終了時に達成されるべき具体的な目標です。それが明確でないと、話題が散漫になりがちで、時間の無駄につながります。

また、アジェンダ（予定、計画）とは、会議中に議論されるトピックのリストです。各トピックには開始時間と終了時間を設定し、時間内に収めるよう努めます。

目的と、アジェンダは、事前に参加者に知らせることで、準備を促し、効率的な議論を促進することができます。そして、進行役も事前に明確にし、その人が時間管理と話題の逸脱防止を行うことも重要なことです。

参加者の積極的な関与を引き出す

会議の成功は、参加者の関与に大きく依存しています。全員が積極的に参加することで、多様な視点が共有され、より良い意思決定が行われます。

そこで、参加者を巻き込むための方法として、ファシリテーターが参加者にオープンな質問をすることが重要です。これにより対話が促進されます。

そして、良いアイディアや提案には即座に肯定的なフィードバックを提供することで参加の機運が高まります。これらのスキルは、参加者が自分の意見が価値を持つと感じる環境を作り出し、さらなる貢献を引き出します。

発言は明確で簡潔に、アクションプランを明記して会議を終える

会議中のコミュニケーションは、明確で簡潔であることが求められます。

効果的なコミュニケーションを維持するためには、発言するだけでなく、他の参加者の意見を真摯に聞くことも重要です。これにより、相互理解と尊重の文化が育まれます。

また非言語的サイン（ジェスチャーや表情など）もコミュニケーションの重要な部分ですので、これらに注意を払い、誤解を避けるよう努めます。

そして、会議の終わりには、議論された重要なポイントと決定事項を要約し、必要なアクションプランを明記します。なおかつ、フォローアップのスケジュールを設定し、進捗を確認することが大事です。

上述したポイントを実践することで、より効果的で生産的な会議を実現することができます。それぞれの会議がチームの成長と発展に寄与する貴重な機会となるはずです。

話し方教室の視点／今日の一言
「建設的『会議』の基本は、事前の準備、参加者の関与、そしてファシリテーターの腕前」

会議を建設的にするには、異なる背景や専門知識を持つ参加者に参加してもらうことです。異なる視点を積極的に取り入れることで、問題解決の幅が広がり、創造的な解決策が生まれやすくなるからです。

このためには、会議の準備段階で、多様な参加者を選定し、彼らが持つ独自の視点やスキルを会議の議題にどう生かすかを考えることが重要になります。

つまり会議においても、事前の戦略が成功のカギを握っていることを忘れてはなりません。もちろん、ファシリテーターに人を得ることも同様に重要になります。

学院総長 酒井美智雄

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