話し方教室東京「ミーティングでの効果的な発言方法」(じっくり教養 話し方教室)

1. 発言前の準備と心構え

事前準備の徹底

発言を成功させるためには、事前の準備が不可欠です。ミーティングの議題や資料を事前に確認し、自分の意見をしっかり整理しておきます。これにより、いざ発言する際に自信を持って話すことができます。

議題を把握する
ミーティングの目的を理解し、関連する情報を予め集めておくことで、的確な発言ができるようになります。

自分の意見を整理
あらかじめ自分の意見を簡潔にまとめ、どのように伝えるかを考えておくことが大切です。

想定質問の準備
自分の意見に対する反論や質問が出ることを予測し、答えを準備しておきます。

緊張・あがり症の克服

緊張してしまうことは自然なことですが、緊張をコントロールすることで、冷静に発言することができます。一般的な緊張を緩和するためのテクニックは以下の通りです。ちなみに、本学・話し方教室では、もっと特別なノウハウをお伝えしています。

深呼吸でリラックス
発言前に深呼吸をすることで、心拍数を落ち着け、リラックスできます。

ポジティブな自己暗示
自分に「大丈夫だ」と言い聞かせることで、安心感を持ちやすくなります。

過去の成功体験を思い出す
過去にうまくいった発言を思い出すことで、再度成功への自信を持つことができます。

自信を持って臨む

自信を持つことが、発言を効果的にする鍵です。「あがり症」の方も、自分に自信を持つ方法を身につけると、自然と発言が上手くなります。

自分の意見を信じる
自分の意見に自信を持ち、他人の意見を尊重しつつも、自分の考えをしっかりと述べましょう。

失敗を恐れない
発言をして失敗することを恐れず、積極的に意見を述べることが大切です。

他人の意見を尊重する
他者の意見をきちんと聴き、反論する際は冷静に建設的な意見を述べるよう心掛けます。

2. 発言時のコミュニケーション技術

結論から話す

ミーティングでの発言は、簡潔に結論から話すことが重要です。相手が理解しやすく、効率的に進行できます。

要点を絞る
自分の言いたいことを簡潔に表現します。「話し方教室」では、このスキルを磨くためのトレーニングを受けることができます。

長々と話さない
余計な前置きや説明を省いて、結論から話すことを心掛けます。

シンプルな言葉を使う
複雑な表現を避け、誰でも理解できる言葉で話すことが重要です。

視線やジェスチャーの活用

視線やジェスチャーを適切に使うことで、発言の効果を高めることができます。オンライン会議でも同様のポイントは有効です。

視線を合わせる
目を合わせることで、相手に自信を持って話している印象を与えます。

適切なジェスチャーを使う
手振りを交えて話すことで、内容がより伝わりやすくなります。

オンライン会議の注意点
カメラを見て話すことで、参加者にしっかりとした印象を与えることができます。

相手の発言を尊重する態度

効果的な発言には、相手の意見を尊重する態度も欠かせません。ミーティングはあくまでディスカッションの場であり、対話が重要です。

相手の意見を聞く
他人の発言をしっかりと聴き、その上で自分の意見を述べることが重要です。

タイミングを見計らって発言する
他人の話が終わるのを待ってから発言することで、スムーズな議論を進行できます。

建設的なフィードバックをする
自分の意見と違う意見に対しても、建設的なフィードバックを心掛ける必要があります。

3. ミーティング後のフォローアップ

議事録の作成と共有

ミーティングが終わった後は、議事録を作成し、参加者全員に共有することが重要です。

重要事項を記録
決定された事項や次回のアクションアイテムを記録し、漏れなく伝えます。

共有することの重要性
参加者に情報を迅速に共有することで、ミーティング後の動きがスムーズになります。

未解決の問題への対策
まだ解決していない問題については、次回のミーティングで取り上げる準備をしておきます。

フィードバックの収集

ミーティング終了後は、自分の発言やミーティング全体についてフィードバックを求めることも大切です。

自己評価をする
自分の発言を振り返り、うまくいった点や改善すべき点を見つけます。

他者からのフィードバック
他の参加者から意見をもらうことで、次回のミーティングに向けて改善が可能です。

継続的な学習
「話し方教室」などで学び、スキルを向上させ続けることが重要です。

次回に向けた準備

次回のミーティングに向けて、準備をしておくことが効率的な進行に繋がります。

反省点を踏まえて改善
次回の発言時には、反省点を改善し、より効果的な発言を心掛けます。

情報の収集と整理
次回の議題に向けて、新たな情報を収集し、整理しておくことが役立ちます。

チーム内での協力体制の強化
チームメンバーとの情報共有を進め、ミーティングに向けて一丸となって取り組みます。

話し方教室／学院長の一言「発言スキルを高めて、会議に貢献せよ！」

ミーティングでの発言が重要なのは、意見交換を通じて仕事・プロジェクトを前進させるためです。「話し方教室」で「話し方」のトレーニングを受けることで、緊張を和らげ、効果的に発言するスキルを身につけることができます。

また、発言後のフォローアップも忘れずに行ってください。そうして、次回に向けた準備をすることで、よりスムーズなミーティング進行が可能になっていきます。あとは、自信を持って、積極的に発言することです。頑張ってくださいね！

学院総長 酒井美智雄

■ 記事関連・話し方講座／ワンランク上の話し方教室

■ 話し方教養講座提供／©話し方教室の名門・日本コミュニケーション学院(東京)／話し方教室教養講座・スタッフ委員会